El tema de los gastos deducibles suele ser una pesadilla para los nuevos autónomos. La falta de información sobre el tema puede llevarte a pagar muchos más impuestos de los que te tocan o, por lo contrario, recibir una multa de Hacienda por haberte pasado metiendo gastos.

En nuestro país, solo uno de cada cuatro autónomos deduce correctamente sus gastos.

Vamos con ello 💪

¿Qué gastos me puedo deducir?

Te puedes deducir todos los gastos que tengan que ver exclusivamente con tu actividad económica.

Pero, ¡ojo! La regla número uno es clara: todos los gastos deben estar justificados con facturas.

Para empezar, cuando hablamos de deducir gastos hay que saber exactamente de qué impuesto deducimos el gasto. Podemos deducir en la declaración de la renta (el IRPF) o en las liquidaciones del IVA.

Te cuento la situación particular de cada gasto más habitual:

El coche

La cuestión del coche (o la moto) suele generar muchas dudas y al ser un importe elevado vale la pena hacerlo bien.

Por norma general, si usas el vehículo para trabajar y en tu vida personal (uso mixto) te puedes deducir el 50 % del IVA y el 0 % de IRPF.

La gasolina, reparaciones, neumáticos, seguro, etc. también funcionan con la misma regla, la mitad del IVA y nada en la renta.

Te podrías deducir al 100 % de IVA y 100 % de IRPF si tu vehículos se utilizara únicamente para tu actividad.

A efectos prácticos, para simplificar, solo se puede deducir al 100 % en los siguientes casos:

• Vehículos mixtos, como furgonetas que se usen para el transporte de mercancías.
• Los taxis, autobuses o limusinas para llevar gente.
• Los coches de autoescuela.
• Los coches de representantes de marcas o agentes comerciales. En este caso, puedes deducir al 100 % el coche, pero tu actividad debe ser de comercial.
• Y otros casos poco comunes, como por ejemplo los coches de pruebas de fabricantes o vehículos para servicios de vigilancia.

En resumen, si usas el coche para trabajar, solo hay dos posibilidades: 50 % y 0 % o 100 % y 100 %.

Pero más allá de estos casos tan concretos, lo mejor es siempre deducir tu vehículo al 50 % de IVA y 0 % de IRPF, porque difícilmente podrás demostrar que el uso es exclusivo para tu actividad.

El renting del coche

Verás que en muchos sitios dicen que con el renting te puedes deducir el 50 % de IVA y el 100 % de IRPF, pero no es cierto.

Según esta consulta vinculante que te dejo enlazada el renting sigue las mismas reglas que la compra, solo puedes deducirte el 100 % si usas el vehículo de renting exclusivamente para tu actividad.

La factura del móvil

Si se usa exclusivamente para tu actividad y va a tu nombre, sí. La solución ideal sería tener contratadas dos líneas con facturas separadas: una línea para el trabajo y otra para casa. Así puedes deducir el teléfono del trabajo fácilmente.

La casa

¿Me puedo desgravar el alquiler de mi casa si trabajo en ella?

Técnicamente, la respuesta es sí, pero no sale a cuenta pues deberían emitirte una factura y con ello añadirte el IVA.

En cambio, si trabajas desde casa, sí que puedes deducir una pequeña parte de tus suministros de electricidad, gas, agua, telefonía e internet, del 30 % del consumo sobre el porcentaje que uses para trabajar.

Comidas fuera de casa

Según Hacienda, las comidas fuera de casa por trabajo se pueden deducir de la renta según estas reglas:

1. Solo puedes deducir 26,67 € al día. Si duermes fuera o comes en el extranjero, va según esta tabla.

2. Debes comer fuera de tu municipio de trabajo o de residencia.
3. Debes comer en un bar o restaurante. No vale comprar un bocadillo en el súper.
4. Debes pagar con tarjeta y guardar el ticket.
5. No puedes deducir el IVA.

Los tickets y facturas simplificadas

Si la factura no lleva tus datos como comprador, no podrás deducirte el IVA. En cambio, del IRPF sí puedes deducir tickets pero tienes que demostrar que son tuyos y para tu negocio.

Lo más fácil para demostrar que el ticket es tuyo, es pagar con tu tarjeta. Así queda constancia de que has sido tú quien ha pagado el gasto. Aún así, lo mejor es pedir siempre factura con tu nombre para poder deducir el IVA.

Gastos deducibles sin factura

Los gastos deducibles sin factura serían los siguientes:

• La cuota de autónomos o equivalentes.
• Seguro médico, pero solo hasta 500 € al año.
• Comisiones del banco para temas de trabajo.
• Intereses pagados por un préstamo para tu actividad profesional.
• Si no te has podido deducir el IVA de algo.
• En IRPF, un 5 % de tus beneficios en concepto de gastos de difícil justificación. Solo hasta 2.000 €. Se aplica automáticamente en la declaración de la renta.
• Y finalmente, los tributos (como por ejemplo, las tasas de terrazas).

Gastos NO deducibles

Como te comentaba, es fundamental que sepas esto para evitarte problemillas con Hacienda. Este es un listado de algunos gastos no deducibles:

• Las multas.
• El IVA de facturas extranjeras con IVA. Las facturas extranjeras te deberían llegar con IVA 0 %. Aquí puedes saber más sobre cómo comprar y vender en el extranjero. El gasto sí sería deducible en IRPF.
• Facturas con recargo de equivalencia. Si ves que la factura que te dan dice IVA 21 % y IVA RE 5.2 %, se trata de una factura con recargo de equivalencia. Estas facturas solo te las deberían dar si estás en el régimen de recargo de equivalencia, es decir, si eres comerciante minorista y tienes una tienda de ropa o de alimentos, por ejemplo. Si te dan una factura de esas y no estás en este régimen, pide que te hagan una factura normal sin el recargo.
• Facturas que no van a tu nombre.
• Alimentos salvo que sean suministros para tu actividad.
• Joyas salvo que sean suministros para tu negocio.
• Espectáculos de teatro, cine, fútbol o similares.
• La ropa no es un gasto deducible, a menos que sea un uniforme o ropa de trabajo.

¿Los gastos deducibles se pueden desgravar siempre enteros?

Como norma general la respuesta es sí, pero hay que tener en cuenta dos casos especiales: las amortizaciones y la prorrata.

Las amortizaciones entran en juego cuando compras algo que vas a usar en tu trabajo durante más de un año. Por ejemplo: si compras un ordenador, un móvil o un taladro percutor para tu trabajo, estos se convierten automáticamente en “activos amortizables”.

¿Qué quiere decir eso? Básicamente, que no podrás deducir todo el gasto de golpe.

La idea es que te vas deduciendo cada trimestre la “parte” (entre comillas) que has usado del activo para generar ingresos para tu actividad. Esta parte se calcula según unas tablas oficiales dependiendo del tipo de bien que has comprado.

Las reglas específicas son bastante complejas, por eso lo mejor es que siempre que compres algo de más de 300 € y que vayas a usar durante más de un año, avises a tu gestor para que lo contabilice bien.

Si no se lo comentas, tu gestor no puede saber si has comprado un ordenador para venderlo a otro cliente o para tu uso profesional. Así que siempre, ¡avisa!

Ah, y recuerda que el IVA sí puedes deducirlo de golpe siempre que el bien tenga un coste inferior a 3.005,06 €. Lo único a tener en cuenta es que, si cierras el negocio al poco tiempo, tendrás que devolver parte del IVA deducido.

El segundo caso especial es el de la prorrata del IVA. Lo que voy a contar ahora solamente te interesa si haces facturas exentas de IVA y otras que no lo son.

En este caso, tributarás en un sistema especial llamado “prorrata general”, “prorrata especial” o “sectores diferenciados”. De ser así, hay una parte del IVA que no te podrás deducir.

La verdad es que las reglas de deducción en prorrata son bastante complicadas, así que el mejor consejo que puedo darte es que, en ese caso, te lleve todo un gestor excelente 😉

¡Y hasta aquí nuestro intensivo sobre gastos deducibles! Esperemos que te haya quedado clarísimo todo lo que puedes y no puedes desgravarte, sé que es un tema delicado y que se te puede hacer un poco cuesta arriba… pero estar informado es fundamental si quieres que tu negocio vaya bien.

Por muy poco al mes, en Abaq te resolvemos todo este papeleo y te ayudamos con cualquier duda que te pueda surgir.