Manual del aut贸nomo

C贸mo hacer facturas

En este video os hablamos de una de nuestras tareas favoritas, hacer facturas 馃槉

Para cobrar tienes que facturar, eso es un hecho. Pero鈥 驴Ya sabes c贸mo tienen que ser las facturas? Las facturas ser谩n tu gran aliado, de ahora en adelante, y es que tus ingresos depender谩n 100% de ellas.

驴C贸mo hacer una factura?

Toda factura tiene que llevar la palabra 鈥淔ACTURA鈥. Parece una obviedad, pero alguna gente se olvida.

Una vez hayas escrito el t铆tulo, lo segundo que tendr谩s que hacer es identificarte como vendedor. Pon algo como 鈥淓misor鈥, 鈥淰endedor鈥 o algo que deje claro que eres t煤 quien emite la factura.

Eso, seguido de tu nombre y apellidos reales, tu NIF (que es el DNI o el NIE) y tu direcci贸n. Si tienes un nombre comercial,鈥淏ar Manolo鈥, por ejemplo, puedes ponerlo en la factura, pero siempre acompa帽ando tu nombre real.

Luego tocar谩 identificar a tu cliente con los mismos datos: nombre, NIF y direcci贸n.

Lo siguiente que tendr谩s que hacer es poner la fecha y el n煤mero de factura.

No se puede poner al tunt煤n. Para controlar que no hagas trampas, la Agencia Tributaria mira que los n煤meros de tus facturas sean 鈥渃orrelativos鈥 (3,4,5鈥) y que el orden vaya acorde con la fecha. Es decir, ni puedes saltarte n煤meros, ni tampoco la factura 6 ser de octubre y la 7 anterior.

Eso s铆, cuando haces la primera factura del a帽o puedes elegir si quieres empezar por el 1 o el 3400.

En caso de tener dos tiendas o dos negocios distintos que compliquen seguir una sola numeraci贸n, podr铆as crear varias series. Solo tienes que a帽adir un c贸digo inventado delante del n煤mero de factura. Por ejemplo, WEB y luego el n煤mero de factura o A y el n煤mero correspondiente. Ahora bien, cada serie tiene que cumplir las mismas reglas que acabamos de explicar, como n煤meros y fechas correlativas.

Una vez tengamos 鈥渓a cabecera鈥 hecha, con la palabra factura, el vendedor, el comprador, la fecha y el n煤mero鈥, es el momento de a帽adir lo que has vendido. Lo importante para Hacienda es saber lo que has vendido para ver si has contado bien con los impuestos.

Normalmente lo que se hace en las facturas es poner el precio de cada producto o servicio en una l铆nea, sin impuestos, y sumarlo todo al final. Aqu铆 a煤n hablamos del precio sin impuestos. Estos se aplicar谩n despu茅s. Y es que, en funci贸n del tipo de producto se aplica un IVA u otro. El resultado de sumar el precio de los productos con su respectivo IVA dar谩 el 鈥淭otal de la factura鈥, que es lo que pagar谩 el cliente.

隆Y, con esto, ya tendr谩s lista tu primera factura!

Bueno, eso si no est谩s dado de alta en un IAE de profesional o artista. Si ese es tu caso, tambi茅n tendr谩s que hacer retenci贸n de IRPF.

Para incluirla, coge la suma de los importes, (lo que hemos llamado 鈥渂ase imponible鈥, no el total), multipl铆calo por la retenci贸n (que puede ser el 7 o el 15% dependiendo de si eres nuevo aut贸nomo o no) y luego r茅stala, esta vez s铆, del 鈥渢otal de la factura鈥.

Esa parte no la cobrar谩s, te la ingresar谩 el cliente a Hacienda. Es la forma que tiene la Agencia Tributaria de recaudar dinero antes de tu Renta anual.

隆Importante! la retenci贸n solo se aplica a facturas emitidas a profesionales y empresas. Si tus facturas son para un particular (cliente final), ir谩n sin retenci贸n.

Facturas simplificadas

Las facturas simplificadas son pr谩cticamente iguales a las normales, solo que en lugar de 鈥淔ACTURA鈥 se debe poner 鈥淔ACTURA SIMPLIFICADA鈥 y en ellas no aparecen los datos del comprador. Se hacen, por ejemplo, en el s煤per, para no tener que ir pidiendo NIFs y nombres a todos los clientes.

Sin los datos del comprador, no se puede deducir el IVA, por eso la mayor铆a de aut贸nomos y empresas piden siempre facturas completas. T煤 tambi茅n deber铆as hacerlo cuando compres cosas para tu negocio. 隆Recu茅rdalo!

Pero, 隆atenci贸n!, que tambi茅n hay letra peque帽a en esto de las facturas simplificadas: no son v谩lidas para compras superiores a 400鈧. Si lo tuyo es una venta al detalle o tienes un negocio de este tipo, el l铆mite sube a 3.000鈧:

  • Venta al detalle
  • Transporte de personas.
  • Ambulancias
  • Hosteler铆a y restauraci贸n
  • Peluquer铆as, institutos de belleza, tintorer铆as y lavander铆as.
  • Fotograf铆a

Adem谩s en la factura, podr谩s incluir tambi茅n el m茅todo de pago pactado con el cliente, especificar si esta ya ha sido pagada o los d铆as que tienen para abonarte el dinero (30, 60 d铆as鈥).

Tambi茅n puedes poner tu logo, fotos de los productos vendidos, c贸digos de referencia, descuentos y lo que se te ocurra. Como tambi茅n lo es el modo de entrega: podr谩s dar la factura en mano, enviarla por correo postal o correo electr贸nico. No hace falta firmarlas, ni poner ning煤n sello, aunque si es para la administraci贸n o para una gran empresa es posible que te pidan factura electr贸nica.

Para pon茅rtelo f谩cil, te recomendamos usar un programa de facturaci贸n como FacturaDirecta, que har谩 los c谩lculos por ti. Es muy intuitivo pues solo tendr谩s que crear un usuario e ir rellenando los espacios: direcci贸n, importes鈥, e incluir tantos 铆tems c贸mo quieras facturar, l铆nea a l铆nea. Los impuestos se calcular谩n de forma autom谩tica para que todas tus facturas salgan perfectas.

Pero este programa no quita que a veces te toque hacer una devoluci贸n o rectificar alguna factura.

Facturas Rectificativas (o 鈥渇acturas de abono鈥)

Lo que las diferencia de las 鈥渘ormales鈥 es que en estas pone 鈥渇actura rectificativa鈥 y los importes son negativos. Debe tener su propia serie y el n煤mero de factura tambi茅n tiene que ser correlativo. En la l铆nea del concepto puedes a帽adir algo como 鈥淎bono de productos devueltos鈥 o la raz贸n de la rectificaci贸n.

Hasta aqu铆 parece sencillo, pero puede complicarse si la factura a rectificar lleva retenci贸n. El IRPF no puede ponerse en 鈥減ositivo鈥. As铆 que te tocar谩 esperar a la declaraci贸n de la Renta anual para que autom谩ticamente se te devuelva el IRPF de esa factura rectificativa.

Algunos de nuestros usuarios nos han hecho preguntas. Aqu铆 van algunas de ellas:

Mar铆a de Vigo nos pregunta: 驴C贸mo puedo aplicar un descuento a la factura? 驴Afecta al IVA o a la retenci贸n?

Importante: no puedes coger el 鈥渢otal de la factura鈥 con IVA y retenciones y aplicar el descuento sobre ese valor. Si aplicas descuentos, aseg煤rate de que se reflejan en las 鈥渂ases imponibles鈥. De aplicarlos sobre el 鈥渢otal鈥, las bases de los impuestos no cuadrar铆an.

Pregunta de Oscar de Sabadell: 驴Los costes de transporte llevan IVA?

S铆, los costes de transporte tambi茅n llevan IVA y deber谩s incluirlos dentro de las bases de la factura. El transporte siempre hay que detallarlo como una l铆nea m谩s de la factura y aplicar el IVA correspondiente.

Y sigue preguntando鈥 驴Pueden los costes de transporte contarse como un 鈥渟uplido鈥?

Los 鈥渟uplidos鈥 tambi茅n generan mucha confusi贸n. Te pondr茅 un ejemplo para que se entienda qu茅 es un 鈥渟uplido鈥: imagina que eres un abogado que, para llevar a cabo un encargo de un cliente, tienes que pasar por la notar铆a a hacer un tr谩mite. All铆 te dar谩n una factura a nombre de tu cliente, no del tuyo como abogado. Como t煤 estar谩s pagando una factura que no es tuya, podr谩s a帽adir en tu factura de servicios el coste de la notar铆a en concepto de 鈥渟uplido鈥. Este ir谩 sin IVA y retenci贸n, ya que simplemente has actuado de intermediario en el pago. Otro caso muy distinto ser铆a que compraras un material para hacer un trabajo y que la factura fuera a tu nombre. Aqu铆 ya no podr铆as hacer un 鈥渟uplido鈥. De querer cobrar a tu cliente el coste del material, este tendr铆a que ir con IVA y retenci贸n. A eso se le llama 鈥渞efacturar鈥.

Resumiendo, si la factura va a nombre del cliente, se puede hacer un 鈥渟uplido鈥. Si va a tu nombre, has de refacturar.

Volviendo a lo del transporte, si la factura del transporte va a tu nombre, tendr谩s que refacturarlo. Pero, si va a nombre del cliente, entonces s铆 podr谩 contarse como 鈥渟uplido鈥.

驴Puedo dar los t铆quets de la m谩quina de tarjetas como factura?

No. Los comprobantes de pago con tarjeta de cr茅dito que dan las maquinillas de cobrar 隆no son facturas! Solo indican que el pago se ha hecho, pero en ning煤n caso servir铆an como factura.

Si vendo por internet, 驴tengo que hacer facturas o vale el resumen de la pasarela de pago como Stripe o PayPal?

Si vendes por internet, tambi茅n tienes que hacer factura. No vale solo con la confirmaci贸n de la pasarela de pago. Aunque no te pidan la factura, tienes que registrarla con IVA como toca, con su numeraci贸n, fecha y todo lo dem谩s.

驴Qu茅 fecha pongo en la factura? Si puedo elegir, 驴es mejor a principio de trimestre o al final?

Las facturas se tienen que llevar la fecha en la que se ha prestado el servicio, pero hay casos en los que la prestaci贸n es un poco flexible. Un taxista debe facturar en la fecha en la que ha hecho el viaje, pero un dise帽ador gr谩fico que da servicios continuados a una empresa tiene cierta libertad para elegir la fecha de factura, siempre que lo acuerde con el cliente, claro.

Hasta aqu铆 todo correcto. El problema viene cuando te pagan a unos d铆as vista. Como tienes que declarar las facturas al final de cada trimestre, te puedes encontrar con que tienes que abonar el IVA de una factura que a煤n no has cobrado. Nuestra recomendaci贸n es que siempre que puedas, factura a principio de trimestre para tener tiempo de cobrar antes de que toque pagar el IVA a Hacienda.

Otra pregunta: 驴Qu茅 pasa si no me pagan una factura de la que ya he abonado el IVA?

Para los impagos, te dejo un enlace donde te lo explico en detalle, porque es un tema algo m谩s complejo.

驴Puedo hacer facturas en d贸lares u otras monedas?

隆S铆, claro! Las facturas pueden ser en la moneda que quieras.

Y hasta aqu铆 las preguntas de nuestros usuarios.

Si te han quedado dudas o tienes alg煤n caso particular que no hayamos tratado, d茅janos un comentario y trataremos de responderte lo antes posible.

Ahora bien, para recibir una atenci贸n m谩s personalizada, desc谩rgate la app de Abaq y preg煤ntanos por el chat. Estaremos encantados de ayudarte. 隆Hasta pronto!

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